DATENSCHUTZ

Inhaltsverzeichnis

Informationen zur Datenverarbeitung auf unserer Internetseite

Information zur Datenverarbeitung für unsere Geschäftspartner*innen

Datenschutzinformation für Mietinteressent*innen nach Art. 13 DSGVO

Hinweise zum Datenschutz für die Nutzung des Hinweisgebersystems

Informationen zur Datenverarbeitung auf unserer Internetseite

Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Webseite. Nachfolgend möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten gem. Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) informieren.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die nachfolgend dargestellte Datenverarbeitung ist die im Impressum genannte Stelle.

Nutzungsdaten

Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, werden auf unserem Webserver temporär sogenannte Nutzungsdaten zu statistischen Zwecken als Protokoll ausgewertet, um die Qualität unserer Webseiten zu verbessern. Dieser Datensatz besteht aus

dem Namen und der Adresse der angeforderten Inhalte,
dem Datum und der Uhrzeit der Abfrage,
der übertragenen Datenmenge,
dem Zugriffsstatus (Inhalt übertragen, Inhalt nicht gefunden),
der Beschreibung des verwendeten Webbrowsers und des Betriebssystems,
dem Referral-Link, der angibt, von welcher Seite Sie auf unsere gelangt sind,
der IP-Adresse des anfragenden Rechners, die so verkürzt wird, dass ein Personenbezug nicht mehr herstellbar ist.

Die genannten Protokolldaten werden nur anonymisiert ausgewertet.

Speicherung der IP-Adresse

Darüber hinaus speichern wir keine IP-Adressen.

Datensicherheit

Um Ihre Daten vor unerwünschten Zugriffen möglichst umfassend zu schützen, treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen. Wir setzen auf unseren Webseiten ein Verschlüsselungsverfahren ein. Ihre Angaben werden von Ihrem Rechner zu unserem Server und umgekehrt über das Internet mittels einer TLS-Verschlüsselung übertragen. Sie erkennen dies in der Regel daran, dass in der Statusleiste Ihres Browsers das Schloss-Symbol geschlossen ist und die Adresszeile mit https:// beginnt.

Erforderliche Cookies

Auf unseren Webseiten setzen wir ausschließlich Cookies ein, die zur Nutzung unseren Webseiten erforderlich sind.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert und ausgelesen werden können. Man unterscheidet zwischen Session-Cookies, die wieder gelöscht werden, sobald Sie ihren Browser schließen und permanenten Cookies, die über die einzelne Sitzung hinaus gespeichert werden.

Wir nutzen diese erforderlichen Cookies nicht für Analyse-, Tracking- oder Werbezwecke.

Teilweise enthalten diese Cookies lediglich Informationen zu bestimmten Einstellungen und sind nicht personenbeziehbar. Sie können auch notwendig sein, um die Benutzerführung, Sicherheit und Umsetzung der Seite zu ermöglichen.

Wir nutzen diese Cookies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über die Platzierung von Cookies informiert. So wird der Gebrauch von Cookies für Sie transparent. Sie können Cookies zudem jederzeit über die entsprechende Browsereinstellung löschen und das Setzen neuer Cookies verhindern. Bitte beachten Sie, dass unsere Webseiten dann ggf. nicht angezeigt werden können und einige Funktionen technisch nicht mehr zur Verfügung stehen.

Anbieter	Zweck	Speicherdauer	Angemessenes Datenschutzniveau

Speicherdauer

Sofern wir nicht im Einzelnen bereits über die Speicherdauer informiert haben, löschen wir personenbezogene Daten, wenn sie für die vorgenannten Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO an Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb unserer Webseiten und der damit zusammenhängenden Prozesse unterstützen. Das sind z.B. Hosting-Dienstleister. Unsere Dienstleister sind uns gegenüber streng weisungsgebunden und entsprechend vertraglich verpflichtet.

Nachfolgend nennen wir Ihnen die Auftragsverarbeiter, mit denen wir zusammenarbeiten, sofern wir dies im vorstehenden Text der Datenschutzerklärung noch nicht getan haben. Sollten in diesem Rahmen Daten nach außerhalb der EU bzw. des EWR übertragen werden, machen wir Angaben zum angemessenen Datenschutzniveau.

Auftragsverarbeiter	Zweck	Angemessenes Datenschutzniveau
CADNET – Gesellschaft für Datenlogistik mbH	Webhosting und Support	Verarbeitung nur innerhalb EU/EWR

Auftragsverarbeiter

Zweck

Angemessenes Datenschutzniveau

CADNET – Gesellschaft für Datenlogistik mbH

Webhosting und Support

Verarbeitung nur innerhalb EU/EWR

Ihre Rechte als betroffene Person

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt die DSGVO Ihnen als betroffene Person bestimmte Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt sind, haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.

Widerrufsrecht (Art. 7 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen) oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) erhoben, steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Geltendmachung Ihrer Rechte

Sofern vorstehend nichts anderes beschrieben wurde, wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte bitte an die im Impressum genannte Stelle.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser externer Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne für Auskünfte zum Thema Datenschutz unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:

datenschutz nord GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen
Web: www.datenschutz-nord-gruppe.de
E-Mail: office@datenschutz-nord.de

Wenn Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, geben Sie hierbei bitte auch die verantwortliche Stelle an, die im Impressum genannt wird.

Information zur Datenverarbeitung für unsere Geschäftspartner*innen Erstinformation nach Art. 13 DSGVO

Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie als Geschäftspartner*in, Lieferant*in oder Interessent*in bzw. als Ansprechpartner*in von Geschäftspartnern, Lieferanten oder Interessenten über unsere Handhabung der Erhebung, Verwendung und Weitergabe von persönlichen Daten informieren.

I. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für Ihre personenbezogenen Daten ist die:

BREBAU GmbH, Schlachte 12-14, 28195 Bremen
0421 – 349620, datenschutzbeauftragter@brebau.de

II. Rechtsgrundlagen und Zwecke für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann sich zum einen aufgrund der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung vorausgehen oder zum anderen in der Erfüllung der Pflichten aus einem geschlossenen Vertrag mit Ihnen ergeben. Hierunter können beispielsweise die Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen fallen oder die Erstellung und Beantwortung von Angebotsanfragen von Einzelpersonen, zur Festlegung der Begründung oder Bedingungen eines Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Hinweis: Als Interessent*in für den Kauf oder Käufer*in einer Immobilie werden Ihre personenbezogenen Daten streng zweckgebunden zur Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung verarbeitet. Soweit die Erstellung eines Bauwerks vertraglich geschuldet ist, werden Ihre Kontaktdaten innerhalb der BREBAU GmbH von dem Vertrieb an die Abteilung Neubau weitergegeben. Soweit erforderlich können Ihr Name und Ihre Anschrift im Rahmen einer notwendigen Mängelbeseitigung sowie bei der Umsetzung von Sonderwünschen und diesbezüglichen Beauftragungen von Handwerkern an diese weitergegeben werden. Zudem geben wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) Ihre Telefonnummer an die jeweiligen im Einzelfall beauftragten Handwerker weiter, um eine direkte Kontaktaufnahme mit Ihnen zur Terminabstimmung zu ermöglichen.

Zudem unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, die die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich machen können (Art. 6 Abs. S. 1 1 lit. c DSGVO). Diese rechtlichen Verpflichtungen können sich beispielsweise aus steuerrechtlichen, handels- und außenhandelsrechtlichen oder sanktionsrechtlichen Vorschriften ergeben.

Zudem kann es erforderlich sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die berechtigten Interessen sind insbesondere der Abschluss oder die Durchführung von Verträgen und anderen Geschäftsbeziehungen mit unseren Geschäftspartnern, Lieferanten oder Interessenten für die Sie ggf. als Vertreter*in oder als Mitarbeiter*in tätig sind. Des Weiteren sind berechtigte Interessen interne Verwaltungszwecke (z. B. für die Buchhaltung) oder die Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs sowie zur Durchführung von Compliance-Untersuchungen, zur Gewährleistung der Gebäude- und Anlagensicherheit oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet oder aufgrund berechtigter Interessen berechtigt sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, mit Ihnen in Kontakt zu treten und/oder eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen einzugehen. Sofern Sie uns Daten freiwillig zur Verfügung gestellt haben, machen wir dies im Rahmen der Datenerhebung entsprechend kenntlich.

III. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, sofern Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben, oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet sind. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 a) im Falle einer Einwilligung oder Art.6 Abs. 1 c) im Falle einer rechtlichen Verpflichtung. Ausnahmsweise werden Daten in unserem Auftrag von Auftragsverarbeitern verarbeitet. Diese sind jeweils sorgfältig ausgesucht, werden von uns zudem auditiert und vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.

IV. Datenübermittlung in Drittländer

Sollten wir personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde, mit dem Datenempfänger ein angemessenes Datenschutzniveau vereinbart worden ist (zum Beispiel mittels EU-Standardvertragsklauseln) oder Sie uns Ihre Einwilligung gemäß den Vorgaben des Art. 49 DSGVO hierzu erteilt haben.

V. Aufbewahrungsdauer

Die personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertraglich Aufbewahrungspflichten bestehen.

VI. Ihre Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht der betroffenen Person das Recht zu, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Jede betroffene Person hat zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Für das Bundesland Bremen ist die zuständige Aufsichtsbehörde:
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Arndtstraße 1
27570 Bremerhaven

VII. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Str. 88, 28217 Bremen,
https://www.datenschutz-nord-gruppe.de/
E-Mail: office@datenschutz-nord.de.

Nennen Sie im Falle einer Anfrage bitte das betreffende Unternehmen.

Datenschutzinformation für Mietinteressent*innen nach Art. 13 DSGVO

Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie als Interessent*in für eine unserer Wohnungen über unsere Handhabung der Erhebung, Verwendung und Weitergabe Ihrer persönlichen Daten informieren.

I. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für Ihre personenbezogenen Daten ist die:

BREBAU GmbH, Schlachte 12-14, 28195 Bremen
Telefon: 0421 / 34962 – 0; E-Mail: datenschutzbeauftragter@brebau.de

II. Rechtsgrundlagen und Zwecke für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Sie sich für eine unserer Wohnungen interessieren, verarbeiten wir in einem ersten Schritt (z.B. zur Anberaumung eines Besichtigungstermins) Ihre Angaben, die Sie uns auf unterschiedlichem Wege (telefonisch, per E-Mail, vor Ort oder über ein Immobilienportal) zukommen lassen. Folgende Angaben können dabei aufgenommen werden: Anrede, Vorname, Nachname, Kontaktdaten (entweder E-Mailadresse oder Anschrift mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort) sowie optional eine Rufnummer (Mobil oder Festnetz), unter der Sie zu erreichen sind.

Wenn Sie sich die Wohnung angesehen haben und sich Ihr Interesse konkretisiert haben sollte und Sie diese voraussichtlich anmieten wollen, erfassen wir zudem folgende Daten (systemseitig vorgegebene Parameter, nur in den relevanten Fällen mit Ja/Nein zu beantworten): Erfüllung der Vorgabe maximal zulässigen Personen für die jeweilige Wohnung, Kostenübernahme durch Dritten, Erfüllung der vorgegebenen notwendigen finanziellen Mittel für die Wohnung, Erfüllen der Voraussetzung des Vorliegens eines Berechtigungsscheins.

Wenn Sie die Voraussetzungen für die Wohnung erfüllen, erfassen wir zudem, ob gegen Sie Räumungsklagen wegen Mietzinsrückständen in den letzten fünf Jahren eingeleitet oder durchgeführt oder Verfahren mit einem Räumungstitel abgeschlossen wurden (jeweils Ja/Nein), wie hoch Ihre finanziellen Mittel pro Monat in € sind und wie hoch die Anzahl der einziehenden Erwachsenen und Kinder ist.

Sollte die Entscheidung dann im Losverfahren auf Sie gefallen sein, verarbeiten wir schließlich noch Nachweise zu Ihren Einkommensverhältnissen (Lohn-/Gehaltsabrechnung), zur Kostenübernahme durch Dritte bzw. Leistungsbescheid, Wohnberechtigungsschein (wenn relevant), Ihre Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort), Ihr Geburtsdatum sowie eine Auskunftei-Abfrage (nur wenn keine aktuelle Selbstauskunft).

Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten kann sich zum einen aus der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung vorausgehen oder zum anderen in der Erfüllung der Pflichten aus einem geschlossenen Vertrag mit Ihnen ergeben. Hierunter fällt insbesondere die Anbahnung, Erfüllung und Abwicklung des zu schließenden Mietvertrages (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Zudem kann es erforderlich sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse liegt insbesondere im Abschluss oder in der Durchführung von Verträgen. Des Weiteren sind berechtigte Interessen interne Verwaltungszwecke (z. B. für die Buchhaltung) oder die Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs sowie zur Durchführung von Compliance-Untersuchungen, zur Gewährleistung der Gebäude- und Anlagensicherheit oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

III. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

IV. Datenübermittlung in Drittländer

V. Aufbewahrungsdauer

Die personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertraglich Aufbewahrungspflichten bestehen. Konkret werden Ihre Angaben als Mietinteressent*in spätestens nach sechs Monaten automatisch gelöscht. Sollte es zum Abschluss eines Mietvertrages kommen, verarbeiten wir Ihre Daten unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Rahmen des Vertragsverhältnisses weiter.

VI. Ihre Betroffenenrechte

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Arndtstraße 1
27570 Bremerhaven

VII. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Str. 88, 28217 Bremen,
https://www.datenschutz-nord-gruppe.de/
E-Mail: office@datenschutz-nord.de.

Nennen Sie im Falle einer Anfrage bitte das betreffende Unternehmen.

Hinweise zum Datenschutz für die Nutzung des Hinweisgebersystems

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für uns. Nachfolgend möchten wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, welche Sie uns im Rahmen einer Anzeige bzw. eines Hinweises über mögliche Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben oder interne Regelungen („Regel-Verstöße“) mitteilen, informieren.

Der Hinweis kann per E-Mail, telefonisch oder per Post an unsere externe Ombudsstelle (Rechtsanwaltskanzlei Dr. Stankewitz & Coll.), die diesen nach einer ersten Stichhaltigkeitsprüfung an uns zur weiteren Aufklärung weiterleitet. Unsere Ombudsstelle ist zur Einhaltung der Vertraulichkeit verpflichtet und übermittelt Meldungen an uns grundsätzlich anonym. Nur ein sehr kleiner Kreis ausdrücklich autorisierter und zur Vertraulichkeit verpflichteter Mitarbeitender erhält das Ergebnis der Stichhaltigkeitsprüfung. Die Kommunikation mit der Ombudsperson erfolgt stets verschlüsselt.

Sofern sich einzelne Hinweise als grob fahrlässig oder vorsätzlich erteilte unrichtige Informationen erweisen, kann Ihre Identität nicht vertraulich behandelt werden.

In bestimmten Fällen besteht die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen gemäß des gesetzlichen Transparenzgebots zu informieren. Dies trifft regelmäßig zu, sofern die Informationserteilung an die beschuldigte(n) Person(en) die konkrete Hinweisaufklärung nicht mehr beinträchtigen kann. Sofern keine gesetzlichen Ausnahmen vorliegen wird Ihre Identität als hinweisgebende Person nicht offengelegt und es wird sichergestellt, dass keine anderweitigen Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich sind.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Rahmen des Eingangs von Meldungen, die Stichhaltigkeitsprüfung und Dokumentation ist die Rechtsanwaltskanzlei Dr. Stankewitz & Coll. – Rechtsanwälte und Notare, Schillerstraße 10, 28195 Bremen, E-Mail: info@dr-stankewitz.de.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung bei Offenlegung der Identität gegenüber der Zuständigen Stelle nach Maßgabe des § 9 Abs. 3 und 4 HinSchG sowie für die Verarbeitungen im Zusammenhang mit der Durchführung von Folgemaßnahmen ist die BREBAU GmbH, Schlachte 12–14, 28195 Bremen, Telefon: 0421 34962 0, E-Mail: info@brebau.de.

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Neben den Inhalten Ihres Hinweises werden dabei insbesondere folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet:

• Name, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,

• Position im Unternehmen (sofern Sie für uns tätig sind)

• Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,

• Eingangsbestätigung Ihres Hinweises und die weitere Kommunikation mit Ihnen,

• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen,

die in Ihrem Hinweis genannt sind.

Bitte beachten Sie, dass Informationen über den Gegenstand Ihres Hinweises und die dort genannten Personen von der Ombudsstelle an uns weitergegeben werden können, sofern dies für die Durchführung interner Untersuchungen oder die Ergreifung von Folgemaßnahmen erforderlich ist. Sofern in diesem Zusammenhang Rückschlüsse auf Ihre Identität absehbar sind, werden die Informationen nur weitergeleitet, sofern Sie Ihre Einwilligung gemäß § 9 Abs. 3 HinSchG erteilt haben.

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden im Rahmen der geltenden Gesetze insbesondere für die folgenden konkreten Compliance- und Aufklärungszwecke verarbeitet:

Untersuchung der Plausibilität von zugetragenen Hinweisen: Vor der Einleitung von Aufklärungsmaßnahmen wird unter anderem geprüft, ob die von Ihnen übermittelten Hinweise plausibel erscheinen und auf einen Regelverstoß durch einen unserer Beschäftigten schließen lassen.
Aufklärung von Fehlverhalten: Handelt es sich um einen plausiblen Hinweis, können Aufklärungsmaßnahmen zur Aufklärung des Sachverhalts sowie möglicher Verstöße oder Straftaten durchgeführt werden. Hierzu werden die in Ihrem Hinweis enthaltenen Informationen sowie weitere verfügbare Informationen herangezogen und verarbeitet. Dies betrifft beispielsweise die Aufdeckung und Ahndung von Betrugshandlungen, Korruption, Steuerstraftaten, Kartellverstößen, Geldwäsche oder sonstigen Wirtschaftsdelikten oder auch von Verletzungen unserer internen Verhaltensgrundsätze (Code of Conduct).
Verhinderung zukünftigen Fehlverhaltens: Wird im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung ein Verstoß festgestellt, können Folgemaßnahmen (Sanktionen) gegenüber den Beschuldigten Personen ergriffen werden. Weiterhin fließen die Ergebnisse der Aufklärungsmaßnahmen – soweit sie dafür geeignet sind – auch in allgemeine, präventive Compliance-Maßnahmen (z.B. Schulungen) ein und tragen so dazu bei, dass künftige arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen oder Straftaten von Beschäftigten verhindert oder erschwert werden.
Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen: Sofern ein Verstoß festgestellt wurde, können die im Zuge der Sachverhaltsaufklärung erhobenen Informationen dazu herangezogen werden rechtliche Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren bzw. drohenden wirtschaftlichen oder sonstige Schäden von der betroffenen Gesellschaft oder Person abzuwenden.
Entlastung von Beschäftigten: In Abstimmung mit der jeweils betroffenen Person(en) werden gegebenenfalls auch geeignete Aufklärungsmaßnahmen ergriffen, sodass mögliche Vorwürfe gegen zu Unrecht in Verdacht geratene Betroffene aufgeklärt und diese entlasten werden können.
Umsetzung Mitwirkungspflichten: Gegebenenfalls müssen wir aufgrund gesetzlicher Mitwirkungspflichten die im Rahmen der Aufklärungsmaßnahmen erhobenen Daten an Strafverfolgungsbehörden oder sonstige Behörden weiterleiten. Dies kann beispielweise der Fall sein, wenn eine Strafverfolgungsbehörde als Folge einer Aufklärungsmaßnahme ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren gegen einen Betroffenen einleitet.

Die Datenverarbeitungen erfolgen grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 S. 1 HinSchG. Die oben genannten Datenverarbeitungen können je nach Verarbeitungszweck aber auch auf Grundlage anderer Vorschriften erfolgen. Insbesondere gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit

– §§ 16 ff. HinSchG zu Zwecken der Einrichtung sowie Gestaltung der internen Meldestelle, der Durchführung eines internen Verfahrens oder der Ergreifung von Folgemaßnahmen.

– § 11 HinSchG zu Erfüllung der Dokumentationspflichten. Für die Aufzeichnung oder wortgetreue Protokollierung Ihres telefonisch oder mittels einer Sprachmitteilung erfolgten Hinweises benötigen wir Ihre Einwilligung. Diese werden wir in diesem Fall gesondert einholen und dokumentieren.

Sofern zur Erfüllung der Aufgaben der Meldestelle die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten zwingend erforderlich ist, erfolgt diese gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 10 Satz 2 HinSchG.

In Einzelfällen erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen überwiegen. Dies kann insbesondere im Zusammenhang mit Geltendmachung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen, der Entlastung von Beschäftigten, der Prüfung der Relevanz für andere Gesellschaften und der Verbesserung der Compliance-Strukturen der Fall sein.

Empfänger Ihrer Daten

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Sofern eine Übermittlung Ihrer Daten zur Einleitung von Folgemaßnahmen erforderlich ist, erfolgt die Datenweitergabe ausschließlich, sofern Sie hierin einwilligen oder sofern dies gemäß § 9 Abs. 1 und Abs. 4 HinSchG legitimiert ist.

Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kann es in Einzelfällen zu einer Weitergabe Ihrer Daten an Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie unseren externen Rechtsbeistand kommen. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist vertraglich oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt in diesem Zusammenhang nicht.

Speicherdauer/Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nach Abschluss des Verfahrens zu Dokumentationszwecken über drei Jahre auf (§ 11 Abs. 5 HinSchG) aufbewahrt. In Ausnahmefällen kann es zu einer längeren Aufbewahrung kommen, sofern andere Rechtsvorschriften eine längere Aufbewahrung erforderlich machen.

Ihre Datenschutzrechte

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des jeweils Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Um Ihre Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an folgende Kontaktadresse:

info@dr-stankewitz.de

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragten der BREBAU GmbH steht Ihnen gerne für Auskünfte zum Thema Datenschutz unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:

datenschutz nord GmbH

E-Mail: office@datenschutz-nord.de

Tel.: +49 421 69 66 32-0